A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital que substitui as tradicionais notas fiscais em papel, sendo obrigatória para muitas empresas no Brasil. 

Desse modo, as exigências legais para a emissão visam garantir a autenticidade, a validade jurídica e a segurança das transações comerciais. 

Relembre as principais informações:

Neste artigo, discorremos sobre as principais exigências que as empresas precisam cumprir para ficar em conformidade na hora de emitir documentos fiscais. 

Credenciamento na SEFAZ

Antes de emitir uma NF-e, a empresa precisa estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde está registrada. 

Nesse sentido, o credenciamento pode variar conforme as regras estaduais, mas geralmente envolve um processo de habilitação, onde a empresa deve comprovar que está apta a emitir notas fiscais eletrônicas.

Certificado Digital

Para garantir a autenticidade e integridade da NF-e, é necessário o uso de um certificado digital. Em outras palavras, uma assinatura eletrônica que valida a emissão da nota fiscal. 

O certificado digital deve estar no padrão ICP-Brasil e pode ser do tipo A1 (arquivo digital) ou A3 (dispositivo físico, como token ou cartão).

Para saber mais sobre o Certificado Digital, clique aqui para acessar o artigo na íntegra. 

Software emissor de NF-e

As empresas precisam de um software emissor de NF-e para gerar, transmitir e armazenar as notas fiscais eletrônicas. Desse modo, o software pode ser próprio, desenvolvido pela empresa, ou adquirido de terceiros. 

Importante: o software deve estar em conformidade com as normas estabelecidas pela Receita Federal e SEFAZ.

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Numeração e série

A numeração das NF-es deve seguir uma sequência lógica e ser controlada pela empresa. Sendo assim, cada NF-e emitida recebe um número único dentro de uma série, que deve ser reiniciada conforme as regras fiscais.

Arquivo XML

A NF-e é gerada no formato XML (Extensible Markup Language), ou seja, o formato padrão para a transmissão de dados fiscais. Esse arquivo XML contém todas as informações da nota fiscal e deve ser assinado digitalmente antes de ser enviado à SEFAZ para autorização.

Neste artigo, você pode esclarecer todas as suas dúvidas sobre a importância do XML. 

Autorização de uso

Após a emissão da NF-e, o arquivo XML deve ser enviado à SEFAZ para obter a autorização de uso. 

Fique atento: somente após essa autorização a NF-e tem validade jurídica e pode ser utilizada na transação comercial.

DANFE

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, comumente conhecido como DANFE, é a representação gráfica da NF-e, que deve acompanhar o transporte das mercadorias. 

Embora o DANFE não tenha validade fiscal por si só, ele contém uma informação muito importante:

• Chave de acesso da NF-e, que permite a consulta do documento eletrônico.

No vídeo a seguir, você pode compreender onde encontrar a Chave de Acesso do XML e do DANFE:

Armazenamento

Como sabemos, a legislação exige que as empresas emitentes de NF-e armazenem os arquivos XML por, no mínimo, cinco anos mais o ano corrente. Ainda mais, esses arquivos devem estar disponíveis para consulta pelas autoridades fiscais, caso solicitado.

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Contingência

Em situações onde o sistema da SEFAZ ou o próprio sistema da empresa estiver indisponível, a legislação permite a emissão de NF-e em contingência. Ela pode ser feita por meio do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN), do DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) ou da impressão do DANFE em contingência. 

Posteriormente, a NF-e deve ser transmitida para a SEFAZ quando o sistema for restabelecido.

Obrigações acessórias

Além da emissão da NF-e, as empresas precisam cumprir outras obrigações acessórias. São elas: o envio do arquivo XML ao destinatário da mercadoria e a escrituração fiscal. Essa deve incluir as informações das NF-es emitidas no livro fiscal eletrônico ou em sistemas equivalentes.

Cumprir essas exigências é importante para que as operações comerciais estejam em conformidade com a legislação fiscal. Assim, é possível evitar multas e outras penalidades. 

Além disso, a adoção da NF-e traz diversos benefícios, como:

• Redução de custos com papel;
• Agilidade nos processos de venda e;
• Maior segurança na circulação de mercadorias.

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