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O XML da NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes para os negócios, mas ainda pode ser um mistério para muitos empresários.
Nesse artigo iremos abordar os principais questionamentos acerca desse assunto, como por exemplo, o que é exatamente um XML? Qual é a diferença entre esse arquivo e a nota fiscal eletrônica? E o DANFe, o que é?
O que é arquivo XML NF-e?
O XML – Extensible Markup Language – é um arquivo de texto encontrado dentro da norma nacional de escrituração fiscal, no qual linguagens de marcação são sistemas usados para definir padrões e formatos de exibição dentro de um documento. Em resumo, funcionam para definir como um determinado conteúdo vai ser visualizado na tela ou como os dados serão distribuídos. Essa codificação interna é feita pelo uso de marcadores ou tags.
O intuito do XML é facilitar o compartilhamento de dados e seu armazenamento é feito em texto, permitindo que a leitura seja feita por diferentes aplicativos. Os arquivos nesse formato podem ser atualizados sem perda de informações importantes.
Resumidamente, esse arquivo é o formato digital da NF-e, dentro dele constam todas as informações referentes ao emitente, destinatário, produtos e serviços adquiridos na operação.
Quais informações devem constar no XML?
O arquivo XML da NF-e armazena todas as informações obrigatórias da nota fiscal eletrônica de produto e respeita os parâmetros nacionais de escrituração fiscal.
Esses são alguns dos principais campos presentes no documento digital:
- Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total;
- Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS;
- Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;
- Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor;
- Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
- Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
- Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento;
- Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.
Para que serve esse arquivo?
O arquivo XML NF-e é o documento fiscal que comprova a operação comercial. Ele formaliza a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido e permite que o governo fiscalize o recolhimento de tributos.
Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais manuais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é mais prática e eficiente para empreendedores e órgãos públicos.
Para o empresário, a nota fiscal em XML facilita o controle do faturamento, dos impostos pagos e das vendas, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de fiscalizações.
Para o consumidor, ela serve como comprovante para requisição de garantia, troca ou devolução após a compra, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).
Quanto à obrigatoriedade de arquivamento do arquivo XML
De acordo com a lei vigente, é necessário armazenar o documento por no mínimo cinco anos – dentro desse período, a Receita Federal pode solicitar o XML para auditoria – essa obrigatoriedade é válida para todas as partes envolvidas na transação comercial.
Não é preciso imprimir o arquivo XML da NF-e recebido pelo seu negócio, uma vez que todo esse processo digital tem como um dos objetivos, em sua criação, a redução da quantidade de papel.
O que é o DANFe?
Como a NF-e só existe em formato digital, foi elaborado um formato de espelho padrão para acompanhar fisicamente os produtos ou serviços. É o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que tem o intuito de reproduzir graficamente as principais informações presentes no arquivo XML.
Normalmente, o DANFe é emitido em PDF e costuma ir junto ao XML por e-mail sempre que é enviada uma nota fiscal eletrônica.
A emissão do DANFe é obrigatória em alguns casos, por exemplo:
- quando houver o transporte de mercadorias;
- se o destinatário não for contribuinte autorizado para a emissão de NF-e (pessoa física).
Entre os principais dados presentes, estão: destinatário, produtos e valores, contribuindo assim, para uma fiscalização rápida e precisa.
Diferenças entre XML, NF-e e DANFe?
O XML, NF-e e DANFe são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, que se diferenciam principalmente pela função no processo de emissão.
De início, é preciso emitir a nota fiscal eletrônica em todas as vendas para manter seu negócio regular –exceto o MEI.
Depois de emitir a nota fiscal utilizando um software emissor, você deve imprimir o DANFe caso o produto tenha que ser entregue (circulação de mercadorias), entregando o documento à transportadora.
Ele vai servir como comprovante da operação e também como recibo quando o consumidor receber o produto – mas vale lembrar que emissor e receptor não são obrigados a guardar uma cópia.
Além do DANFe, também é preciso emitir um arquivo XML para cada NF-e.
Ele não acompanha a mercadoria, mas pode ser enviado pelo fornecedor ao cliente por e-mail, ou estar disponível para download em área específica no site da empresa responsável pela venda do produto.
Como já citamos, tanto emissor quanto receptor devem guardar seus arquivos XML pelo prazo de cinco anos.
Como gerar o XML da NF-e?
Para gerar o XML da NFe, você precisa utilizar um software emissor de nota fiscal eletrônica e estar devidamente credenciado na Secretaria da Fazenda estadual, além de possuir o certificado digital.
O certificado digital atua como uma assinatura digital que autoriza a emissão das notas fiscais, e o credenciamento na SEFAZ é necessário para obter autorização para emissão de documentos fiscais eletrônicos.
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Além disso, as notas fiscais eletrônicas e o DANFe são enviados automaticamente para o e-mail dos seus clientes.
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