Emitir documento fiscal eletrônico é uma obrigação para as empresas. A emissão correta desses documentos garante a conformidade com a legislação fiscal, evitando problemas com o Fisco e permitindo a gestão eficiente das operações comerciais. 

Quais são os documentos fiscais que minha empresa precisa emitir?

Neste artigo, vamos detalhar todas as etapas do processo de emissão de um documento fiscal. Além disso, vmostrar como a Webmania pode ajudar sua empresa a otimizar esse procedimento.

Etapas para emitir um documento fiscal

Confira a seguir as etapas por trás de uma emissão de documentos como NF-e, NFS-e, entre outros. 

Coleta de informações

O processo começa com a coleta de informações essenciais. Isso inclui dados do emitente (sua empresa), do destinatário (cliente), descrição dos produtos ou serviços, quantidades, valores e impostos incidentes. 

É importante que essas informações sejam precisas. Desse modo, é possível evitar rejeições na etapa de validação pela SEFAZ.

XML

Com as informações em mãos, o próximo passo é gerar o XML,ou seja, o formato digital do documento fiscal. 

A Webmania oferece uma API de emissão de notas fiscais que simplifica esse processo, criando automaticamente o arquivo XML de acordo com as especificações exigidas pela SEFAZ. 

Você pode entrar em contato com os nossos especialistas para saber mais!

Assinatura digital

Antes de enviar o XML para a SEFAZ, é necessário assinar o documento digitalmente, garantindo sua autenticidade. Em síntese, essa assinatura utiliza um certificado digital da empresa emitente. 

Envio para a SEFAZ

O arquivo XML é assinado e enviado eletronicamente para a SEFAZ do estado onde a empresa está localizada. Em seguida, a SEFAZ verifica a integridade e validade dos dados e, se estiver tudo correto, autoriza o documento. 

Importante: caso contrário, o documento pode ser rejeitado, exigindo correções.

Autorização do documento

Uma vez que o documento fiscal é autorizado, a SEFAZ devolve um protocolo de autorização, confirmando que a nota está apta para uso. 

Nossa API realiza esse processo com máxima agilidade, garantindo que você receba na hora o retorno sobre a autorização ou rejeição do documento.

Emissão do DANFE

O DANFE, sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, é uma representação gráfica da NF-e e deve acompanhar o transporte de mercadorias. 

Sendo assim, ele contém o código de barras e o QR code que possibilitam a consulta do documento fiscal diretamente no portal da SEFAZ.

Armazenamento do XML

De acordo com a legislação brasileira, é obrigatório armazenar o arquivo XML da NF-e por um período mínimo de cinco anos. 

A Webmania também otimiza essa etapa, oferecendo uma solução integrada para armazenamento seguro e de fácil acesso, guardando os documentos fiscais durante 5 anos, mesmo após o término do contrato.

Envio ao destinatário

Além de armazenar, é necessário enviar o XML ao destinatário, que pode utilizá-lo para registro contábil e fiscal. 

Fique atento: o envio é realizado por e-mail ou por meio de integração com sistemas ERP, ou seja, garante que o cliente receba o documento corretamente.

Registro contábil

O último passo é registrar a nota fiscal no sistema contábil da empresa. Com o processo automatizado da Webmania, todas as informações ficam organizadas e prontas para consulta em auditorias fiscais, facilitando o gerenciamento tributário da sua empresa.

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Benefícios da API de emissão de notas fiscais

Automatizar o processo de emissão de documentos fiscais com a Webmania traz uma série de vantagens:

• Agilidade: elimine tarefas manuais e otimize seu tempo com a automação da geração, assinatura e envio dos documentos.
• Conformidade garantida: atualizações constantes com as últimas regulamentações fiscais, evitando erros e multas.
• Segurança: armazenamento seguro de todos os documentos fiscais emitidos, com acesso rápido em caso de necessidade de consulta.
• Integração fácil: pode ser integrada a diversos sistemas ERP e plataformas de e-commerce, facilitando a gestão fiscal do seu negócio.

Conclusão

Emitir documentos fiscais eletrônicos é um processo complexo, mas com a solução certa, sua empresa pode automatizar cada etapa e garantir total conformidade com as exigências fiscais. 

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