As penalidades por erros em documentos fiscais podem ser um grande risco financeiro e operacional para as empresas. Por isso, entender as principais inconsistências que geram multas é o primeiro passo para evitá-las.
A seguir, confira os tipos de penalidades mais comuns:
Ausência ou não emissão de documentos fiscais
A não emissão ou a falta de informações obrigatórias em notas fiscais é uma das principais causas de multas. Portanto, essas penalidades podem variar de 10% a 20% sobre o valor da operação não documentada. Além disso, a empresa pode enfrentar sanções adicionais por não cumprir suas obrigações acessórias.
Dica: automatizar o processo de emissão e realizar auditorias frequentes são medidas eficazes para evitar esse problema.
Erros na classificação fiscal (NCM)
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é importante para determinar corretamente os tributos de produtos. Desse modo, um erro neste campo pode levar a multas fixas ou proporcionais, geralmente calculadas em 1% sobre o valor da operação.
Além das multas, inconsistências na NCM podem resultar em recolhimento de impostos, gerando autuações fiscais mais severas.
Divergências no CFOP
Como sabemos, o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) classifica a natureza de cada transação. Desse modo, divergências nesse código podem causar multas e exigir correções em documentos já emitidos.
QR Code ausente ou inválido
O QR Code é fundamental para a consulta pública das notas fiscais eletrônicas (NFC-e ou NF-e). Quando o código está ausente ou apresenta inconsistências, as penalidades são aplicadas de acordo com a legislação de cada estado.
Além da multa, a validade da nota fiscal pode ser comprometida.
Cálculo incorreto de tributos
Erros no cálculo de tributos como ICMS, PIS e COFINS são recorrentes e geram multas proporcionais ao valor não recolhido. Essas inconsistências podem ser causadas por alterações na legislação ou por falta de revisão nas tabelas fiscais da empresa.
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Cancelamento ou inutilização fora do prazo
O cancelamento ou a inutilização de notas fiscais possui prazos regulamentados, geralmente de 24 horas após a emissão. Sendo assim, descumprir esses prazos pode gerar penalidades financeiras e complicações administrativas.
Dica: para evitar esse problema, é importante estabelecer processos internos que garantam a rápida identificação e correção de notas com erro.
Conclusão
Manter a conformidade fiscal é uma estratégia fundamental para evitar prejuízos financeiros e garantir a estabilidade operacional da sua empresa. As multas decorrentes de inconsistências em documentos fiscais podem ser facilmente prevenidas com a adoção de processos automatizados, treinamento contínuo das equipes e acompanhamento rigoroso das mudanças na legislação tributária.
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