Você sabia que uma nota fiscal pode ser cancelada sem que a sua empresa sequer fique sabendo? Embora pareça uma situação rara, o cancelamento indevido de notas fiscais acontece com mais frequência do que se imagina e pode trazer sérias consequências fiscais, contábeis e financeiras.
Neste artigo, você vai entender como esses cancelamentos ocorrem, os riscos que representam para o seu negócio e, principalmente, como se proteger com o uso de soluções de monitoramento de notas fiscais e boas práticas de compliance fiscal.
Cancelamento indevido de notas fiscais
O cancelamento indevido acontece quando uma nota fiscal é cancelada sem o conhecimento do destinatário, muitas vezes após a mercadoria já ter sido recebida ou a operação concluída. Isso é possível porque, dentro do prazo legal, o emitente pode cancelar a nota por conta própria junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ), sem precisar de autorização do comprador.
Se a sua empresa não realiza o monitoramento em tempo real das notas fiscais emitidas para o seu CNPJ, corre o risco de não perceber que o documento foi cancelado. Assim, a nota deixa de ter validade fiscal, mesmo que a operação comercial tenha ocorrido.
Quais são os riscos do cancelamento indevido?
Os impactos de não perceber o cancelamento de uma nota fiscal são diversos e podem comprometer seriamente a saúde financeira e a regularidade fiscal da empresa.
A seguir, veja os principais riscos:
- Perda do crédito fiscal
Sem um documento fiscal válido, sua empresa não poderá aproveitar os créditos de ICMS, IPI ou PIS/COFINS relativos à operação.
- Inconsistências contábeis
A escrituração de uma nota cancelada gera divergências nos registros fiscais e contábeis, podendo causar problemas na apuração de tributos.
- Autuações fiscais
A falta de correção nas obrigações acessórias, como SPED Fiscal ou EFD-Contribuições, pode levar a multas e autuações pela Receita Federal ou pelos fiscos estaduais.
- Fraudes fiscais
O cancelamento sem ciência do destinatário pode ser indício de fraudes, como a emissão de notas frias ou o uso indevido do CNPJ da empresa.
Como evitar o cancelamento indevido de notas fiscais
A melhor forma de evitar esse tipo de problema é adotar práticas de monitoramento contínuo das notas fiscais emitidas para o seu CNPJ.
Na sequência, confira as principais ações preventivas:
Monitoramento em tempo real
Acompanhar todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ permite identificar rapidamente quando há um cancelamento, alteração ou qualquer outro evento. O monitoramento em tempo real é muito importante para manter a regularidade das operações e evitar surpresas desagradáveis.
Pensando em facilitar esse processo, a Webmania lançou uma nova API de gestão de documentos fiscais. Essa solução permite que sua empresa:
- Monitore automaticamente todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ;
- Receba notificações em tempo real sobre cancelamentos, alterações e eventos irregulares;
- Garanta maior segurança e agilidade na gestão fiscal;
- Reduza o risco de fraudes e perdas financeiras.
Com essa API, sua empresa terá um verdadeiro radar fiscal 24 horas por dia, assegurando mais controle, eficiência e conformidade tributária. Fale com o nosso time e saiba mais!
Manifestação do Destinatário
O Manifesto do Destinatário (MD-e) é um recurso que permite ao destinatário confirmar ou rejeitar a operação registrada pelo emitente. Ou seja, ao manifestar a ciência da operação, a empresa formaliza sua concordância com a transação, reduzindo os riscos de cancelamento indevido.
Se você ainda não utiliza esse procedimento, vale a pena conferir nosso artigo completo sobre a Manifestação do Destinatário.
Comunicação com o contador
Manter o contador informado sobre qualquer irregularidade ou suspeita de cancelamento indevido é fundamental.
Assim, ele pode orientar sobre os ajustes necessários na escrituração fiscal e prevenir problemas junto ao fisco.
Conformidade fiscal
Manter a conformidade fiscal vai muito além de evitar multas. Empresas que adotam práticas rigorosas de controle fiscal ganham vantagens competitivas e transmitem mais confiança ao mercado. Além disso, constroem uma reputação sólida.
Além disso, em um cenário cada vez mais digital e fiscalizado, a transparência nas operações garante a sustentabilidade do negócio.
Conclusão
O cancelamento indevido de notas fiscais é uma situação que pode gerar sérios prejuízos para a sua empresa. No entanto, com o uso de tecnologias adequadas, é possível minimizar riscos e assegurar a regularidade fiscal.
Se você quer proteger sua empresa e ter mais tranquilidade na gestão de documentos fiscais, conheça as soluções da Webmania!
