Recebeu uma nota fiscal que não faz sentido para a sua empresa? Emitiram uma NF-e com o seu CNPJ sem autorização? Saiba que você pode e deve recusar formalmente essa operação. A recusa de nota fiscal é um direito do destinatário. Desse modo, é de suma importância para proteger sua empresa de obrigações fiscais indevidas.
Neste artigo, você vai entender como recusar uma nota fiscal. Além disso, verá como a tecnologia pode ajudar a automatizar esse processo.
Recusa de nota fiscal
A recusa de uma nota fiscal é a forma oficial de informar à SEFAZ que você não reconhece a operação. Isso significa que sua empresa não aceita a responsabilidade tributária relacionada àquela nota.
Esse procedimento é especialmente importante para evitar problemas como: cobrança indevida de impostos; comprometimento da escrituração contábil; multas por omissão de informações; e até fiscalizações por operações que nunca aconteceram.
Quando é possível recusar uma nota fiscal?
Existem algumas situações em que a recusa de uma nota fiscal é válida e recomendada:
- Nota emitida sem sua autorização prévia;
- Dados incorretos (como valores, produtos ou informações do destinatário);
- Mercadoria não recebida;
- Serviço não prestado;
- Erro de envio (nota emitida para o CNPJ errado, por exemplo).
Desse modo, existem dois caminhos principais para recusar uma nota fiscal, dependendo da situação:
Recusa pela Manifestação do Destinatário
Se a mercadoria ainda não circulou, você pode registrar a recusa formalmente junto à SEFAZ por meio da Manifestação do Destinatário.
Essa funcionalidade permite que o destinatário da nota declare uma das seguintes opções:
- Primeiramente, confirmação da operação;
- Em seguida, desconhecimento da operação;
- Finalmente, operação não realizada.
Para recusar a nota, você deve utilizar os eventos “Desconhecimento da operação” ou “Operação não realizada”. Essa comunicação oficial com a SEFAZ evita que a nota seja considerada como aceita e impede que sua empresa tenha qualquer responsabilidade fiscal sobre ela.
Leia também: Manifestação do Destinatário (MDe): o que você precisa saber
Recusa por meio de Nota Fiscal de Devolução
Se a mercadoria já foi entregue ou o serviço foi iniciado, não é mais possível recusar a nota pela Manifestação do Destinatário. Nesse caso, o procedimento correto é emitir uma Nota Fiscal de Devolução.
Esse documento formaliza o retorno da mercadoria ao fornecedor, seja por erro no pedido, defeito no produto, desacordo comercial ou qualquer outro motivo válido. Assim, a nota de Devolução deve conter a referência à nota fiscal original, o motivo da devolução, e o detalhamento dos produtos devolvidos.
Como emitir nota de devolução
Importante: emitir a nota de Devolução corretamente assegura que os registros fiscais da sua empresa estejam em conformidade, evita passivos tributários e protege sua empresa em caso de auditoria.
Veja mais: Entenda as diferenças entre Nota Fiscal de Retorno e Nota Fiscal de Devolução
Prazo para recusar de nota fiscal
A recusa de nota fiscal pela Manifestação do Destinatário deve ser feita dentro de até 90 dias após a data de emissão da NF-e, conforme exigência da SEFAZ. Após esse prazo, a nota é considerada aceita automaticamente, o que pode gerar complicações para a empresa.
Controlar manualmente as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ é um grande desafio, especialmente para empresas que recebem dezenas ou centenas de documentos fiscais por mês.
A solução automatizada da Webmania monitora em tempo real todas as notas emitidas para o seu CNPJ e notifica o responsável sempre que uma nova NF-e for identificada. Com poucos cliques, é possível visualizar os dados da nota, verificar inconsistências e enviar a Manifestação do Destinatário.
Além disso, o sistema facilita a emissão de Notas Fiscais de Devolução. Isso garante que todos os documentos estejam corretos, dentro do prazo e de acordo com a legislação.
Conclusão
A recusa de nota fiscal é um recurso importante para manter a saúde fiscal da sua empresa e evitar problemas com o Fisco. Nesse sentido, entender quando e como utilizar a Manifestação do Destinatário ou emitir uma Nota Fiscal de Devolução faz parte da boa gestão contábil e tributária.
Se você quer manter sua empresa protegida e garantir o controle total das notas fiscais recebidas, conheça a solução da Webmania. Fale com nosso time e veja como podemos facilitar sua rotina fiscal!
