A autorização de documentos fiscais é um fator-chave para garantir a validade legal das operações comerciais realizadas pelas empresas no Brasil. Nesse contexto, os documentos fiscais devem ser submetidos à validação dos órgãos fiscais competentes, como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda estaduais (SEFAZ). 

Quais são os documentos fiscais que minha empresa precisa emitir?

Neste artigo, explicaremos como funciona o processo de autorização desses documentos e o que pode acontecer caso a autorização não seja concedida.

O processo de autorização de documentos fiscais

Quando uma empresa emite um documento fiscal eletrônico, ele passa por um fluxo bem definido até ser autorizado pela Receita Federal ou pela SEFAZ. Desse modo, o processo inclui desde a criação do documento, passando pela validação, até o retorno com a autorização ou rejeição. 

Abaixo, explicamos cada etapa desse fluxo:

• Geração do documento fiscal

O primeiro passo é a criação do documento fiscal, que inclui todas as informações necessárias sobre a operação realizada. 

Ou seja, esse documento contém os dados do emitente, do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores da transação e informações sobre os impostos incidentes.

• Assinatura digital

Após a criação, o documento é assinado digitalmente pelo emitente. Assim, essa assinatura é feita através de um certificado digital, que garante a autenticidade do documento e a integridade dos dados.

• Envio para a SEFAZ ou Receita Federal

Com o documento gerado e assinado, ele é transmitido eletronicamente para o sistema da SEFAZ do estado em que a empresa está estabelecida ou, em alguns casos, para a Receita Federal. 

Ainda mais, esse envio pode ser feito por meio de sistemas de gestão fiscal ou diretamente via API da Webmania. 

• Validação e autorização

O sistema da SEFAZ ou da Receita Federal realiza uma série de validações; eles verificam se o documento está em conformidade com as regras fiscais, se os cálculos estão corretos e se não há erros no preenchimento. 

Importante: se o documento atender a todos os requisitos, ele é autorizado, e o emitente recebe um número de protocolo de autorização.

• Armazenamento e consulta

Após a autorização, o documento passa a ter validade jurídica. Assim, a empresa deve armazená-lo por um período legalmente exigido, que geralmente é de cinco anos. 

Em outras palavras, durante esse tempo, ele pode ser consultado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário, além dos órgãos fiscalizadores.

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Rejeição de documento

Se o documento fiscal não for autorizado, ele não terá validade legal e a operação comercial será considerada irregular. Quando isso ocorre, a empresa precisa corrigir os erros identificados e reenviar o documento para nova análise e possível autorização. A rejeição pode acontecer por diversos motivos, entre eles: erros no preenchimento, com campos obrigatórios não preenchidos ou preenchidos incorretamente; certificado digital inválido ou expirado; ou inconsistências nas regras fiscais.

A não autorização do documento pode gerar sérios problemas para a empresa. Por exemplo, a impossibilidade de completar a operação comercial, dificuldades em contabilizar a venda e até penalidades fiscais. 

Por isso, é essencial corrigir os erros imediatamente e reenviar o documento para autorização. Assim, é possível garantir que a empresa opere de forma regular.

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Conclusão

A autorização de documentos fiscais pela Receita Federal ou pela SEFAZ é um processo importante para que uma operação comercial tenha validade jurídica no Brasil. 

Seguir as etapas corretamente é fundamental para evitar problemas com a rejeição de documentos. Isso garante que a empresa opere de forma regular, evitando penalidades e interrupções no processo de venda.

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