A validação de documentos fiscais no Brasil ocorre em dois níveis: estadual e federal. Cada um tem um papel distinto no processo de autorização e fiscalização; entender essas diferenças é muito importante para garantir que suas notas fiscais sejam corretamente emitidas e aceitas.

Quais são os documentos fiscais que minha empresa precisa emitir?

A seguir, vamos nos aprofundar nas diferenças de validação.

Competência e autoridade

No que se refere à competência e autoridade, a validação estadual é realizada por cada estado, por meio da SEFAZ. Essa entidade é responsável pela validação das notas fiscais eletrônicas emitidas dentro de sua jurisdição — com foco no controle do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), um imposto estadual. 

Por exemplo, um vendedor de São Paulo que emite uma NF-e para um comprador em Minas Gerais precisa submeter o documento à SEFAZ de São Paulo para validação. 

Por outro lado, a validação federal é incumbida da Receita Federal do Brasil. Ela se ocupa da validação de tributos federais, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), PIS e COFINS. Além disso, a Receita controla os dados enviados ao SPED Fiscal. 

Assim, em uma operação com incidência de IPI, a nota fiscal requer validação estadual. Entretanto, também precisa ser reportada à Receita Federal.

Responsabilidade pelos tributos

No que diz respeito à responsabilidade pelos tributos, a validação estadual foca no ICMS, com a SEFAZ controlando a apuração desse imposto e estabelecendo regras próprias de validação e códigos de rejeição. 

Em contraste, a Receita Federal valida a correta apuração dos tributos nacionais e controla o envio das informações ao SPED Fiscal, garantindo a integração entre dados fiscais e contábeis.

Integração de sistemas

A integração de sistemas é outro ponto relevante. Cada SEFAZ opera seu próprio sistema de validação de NF-e. Contudo, as informações são integradas com a Receita Federal através do SPED. 

Sendo assim, a Receita Federal tem um papel central na integração de dados fiscais em nível nacional, especialmente no controle de documentos eletrônicos. 

Erros e rejeições

Erros e rejeições também variam entre os níveis de validação. As SEFAZ podem rejeitar NF-e devido a erros relacionados ao cálculo do ICMS ou inconsistências nos campos obrigatórios. 

A Receita, por sua vez, pode rejeitar documentos caso haja erros na apuração de tributos federais ou problemas no envio de dados ao SPED.

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Contingência

Outro aspecto importante é a contingência e o ambiente nacional. Quando o sistema da SEFAZ estiver indisponível, as empresas têm a opção de utilizar a contingência para garantir a emissão da NF-e sem atrasos. 

A Receita Federal disponibiliza o Ambiente Nacional; ele permite a validação de notas fiscais quando os sistemas estaduais estão fora do ar.

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Conclusão

Em conclusão, esta diferença se concentra nas responsabilidades pelos tributos e nos sistemas de autorização. A SEFAZ estadual controla o ICMS, enquanto a Receita Federal se dedica aos tributos como IPI, PIS e COFINS, além de manter o controle nacional por meio do SPED Fiscal. 

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