O cenário fiscal brasileiro acaba de passar por uma importante atualização. Desde 1º de maio de 2025, entrou em vigor o Ajuste SINIEF nº 2/2025, publicado pelo CONFAZ em conjunto com a Receita Federal, que alterou as regras de guarda e expurgo dos documentos fiscais eletrônicos.
Nesse sentido, a mudança impacta diretamente empresas de todos os portes, contadores e profissionais responsáveis pelo cumprimento das obrigações acessórias.
Neste artigo, a Webmania explica o que mudou, quais documentos estão incluídos, os riscos do não cumprimento e como as empresas podem se adequar.
Ajuste SINIEF nº 2/2025
Com a nova regulamentação, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por um período mínimo de 132 meses (11 anos). Anteriormente, o prazo era de 5 anos, como previa a legislação fiscal vigente.
Desse modo, a ampliação no prazo de guarda visa fortalecer o controle fiscal, garantir o acesso aos documentos eletrônicos em fiscalizações futuras e aumentar a segurança na preservação dos dados.
Assim, a nova regra se aplica a todos os seguintes documentos fiscais eletrônicos, obrigatoriamente em formato XML:
- NF-e – Nota Fiscal eletrônica;
- NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor eletrônica;
- CT-e e CT-e OS – Conhecimento de Transporte eletrônico;
- MDF-e – Manifesto eletrônico de Documentos Fiscais;
- BP-e – Bilhete de Passagem eletrônico;
- NF3e – Nota Fiscal de Energia Elétrica;
- GTV-e – Guia de Transporte de Valores;
- DC-e – Declaração de Conteúdo;
- NFCom – Nota Fiscal de Serviços de Comunicação.
Fique atento: esses documentos deverão estar disponíveis, íntegros e acessíveis por todo o período de 11 anos, inclusive com os eventos fiscais associados, como cancelamentos, inutilização, entre outros.
Na Webmania, oferecemos soluções completas de armazenamento e emissão de documentos fiscais eletrônicos, integradas às obrigações legais e prontas para atender às exigências do Ajuste SINIEF nº 2/2025.
Formas válidas de armazenamento de documentos fiscais
A norma permite que os estados e o Distrito Federal regulamentem os meios tecnológicos que podem ser utilizados para guardar os arquivos, desde que o prazo mínimo de 132 meses seja respeitado.
Assim, entre as formas aceitáveis de armazenamento estão: nuvem (cloud computing), servidores próprios ou dedicados. HDs externos com cópias de segurança, e sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Importante: é responsabilidade da empresa garantir que os arquivos estejam organizados e disponíveis, inclusive para fins de fiscalização e comprovação legal.
Penalidades por descumprimento
A não guarda dos documentos fiscais eletrônicos no novo prazo poderá gerar multas e sanções fiscais. Especialmente em casos onde os documentos forem exigidos e não apresentados durante uma fiscalização.
A recomendação é que as empresas revisem imediatamente suas rotinas de backup e arquivamento digital; além da política de retenção de documentos, para evitar riscos futuros.
Apesar da obrigação acessória de manter os documentos por 11 anos, o prazo de prescrição para constituição do crédito tributário (previsto no art. 173, I, do Código Tributário Nacional) permanece em 5 anos.
Isso significa que o contribuinte pode ser obrigado a apresentar os XMLs por até 11 anos, conforme a nova regra acessória. Contudo, o Fisco só poderá constituir crédito tributário em até 5 anos, exceto em casos de fraude, dolo ou simulação.
Como se preparar para a nova exigência?
Para cumprir as novas exigências, as empresas devem:
- Auditar seus processos atuais de guarda e organização de documentos fiscais;
- Implementar ou atualizar sistemas de armazenamento digital seguros e confiáveis;
- Manter os arquivos XML íntegros e organizados, com registro de todos os eventos associados;
- Garantir backups regulares e acessibilidade permanente dos documentos;
- Treinar as equipes fiscais e contábeis sobre as novas obrigações e prazos.
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