A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe grandes mudanças para as empresas brasileiras. Desde sua vigência, qualquer organização que lida com dados pessoais precisa seguir regras específicas sobre coleta, tratamento, armazenamento e segurança da informação.
Mas o que isso tem a ver com documentos fiscais? A resposta é: tudo.
O que a LGPD diz sobre dados pessoais
A LGPD define dado pessoal como qualquer informação que permita identificar uma pessoa natural, direta ou indiretamente. Ou seja, isso inclui nome, CPF, endereço, telefone e e-mail, exatamente os tipos de dados que aparecem com frequência em notas fiscais.
Portanto, embora a emissão da nota fiscal seja uma exigência tributária, as informações contidas nela também estão sujeitas às regras de proteção de dados. Assim, as empresas devem tomar precauções adicionais para garantir o tratamento adequado dessas informações.
Por que a LGPD se aplica às notas fiscais?
Notas fiscais eletrônicas, como NF-e e NFC-e, contêm dados pessoais de clientes e, em muitos casos, também de fornecedores e prestadores de serviços. Desse modo, esses documentos se enquadram na definição de “tratamento de dados pessoais” segundo a LGPD.
Mesmo que a emissão da nota seja obrigatória por lei, isso não isenta a empresa de respeitar os princípios da legislação de proteção de dados. Em outras palavras, é necessário tratar esses dados com segurança, transparência e responsabilidade.
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O que sua empresa precisa garantir
Para estar em conformidade com a LGPD no que se refere a documentos fiscais, sua empresa deve adotar práticas seguras e processos claros. Nesse sentido, veja os principais pontos de atenção:
- Finalidade restrita
Os dados pessoais da nota fiscal devem ser usados exclusivamente para fins fiscais.
- Armazenamento seguro
As notas devem ser armazenadas em ambiente protegido contra acessos não autorizados.
- Controle de acesso
Apenas pessoas autorizadas devem ter acesso aos documentos fiscais.
- Registro de tratamento
É importante manter um histórico de quem acessou ou manipulou esses dados.
- Direitos dos titulares
O titular dos dados pode solicitar acesso às suas informações ou pedir correções, dentro dos limites legais.
É possível excluir uma nota fiscal a pedido do cliente?
Essa é uma dúvida comum, e a resposta é não. Notas fiscais são documentos obrigatórios e possuem prazos legais para guarda, definidos pela legislação tributária. Portanto, a LGPD não anula essas obrigações fiscais.
Se o cliente solicitar a exclusão de seus dados, a empresa deve explicar que não é possível remover a nota fiscal antes do período legal de retenção. No entanto, é dever da empresa garantir que esses dados estejam armazenados com segurança, conforme os requisitos da LGPD.
Consequências do não cumprimento
Ignorar as exigências da LGPD pode sair caro. As penalidades incluem multas que podem chegar a 2% do faturamento anual da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração, além de sanções administrativas, perda de reputação e ações judiciais por parte de titulares ou parceiros comerciais.
Como garantir a conformidade de forma prática? Uma forma eficaz de atender à LGPD no contexto dos documentos fiscais é utilizar plataformas que já incorporam as melhores práticas de segurança da informação.
Assim, a solução ideal deve incluir:
- Criptografia de ponta a ponta;
- Controle granular de acesso;
- Armazenamento em ambiente seguro e auditável;
- Registro completo de logs de acesso e manipulação dos dados.
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Isso significa que, ao emitir e armazenar seus documentos fiscais com a Webmania, sua empresa conta com segurança de dados avançada, criptografia e proteção contra vazamentos, controle de acesso personalizado, e rastreabilidade completa para auditorias.
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Conclusão
No contexto dos documentos fiscais, estar em conformidade com a LGPD significa adotar práticas seguras, respeitar a legislação tributária e utilizar ferramentas tecnológicas que garantam a proteção dos dados pessoais.
Desse modo, adotar essas medidas agora evita dores de cabeça no futuro e fortalece a confiança dos seus clientes e parceiros.
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