A gestão correta de documentos fiscais eletrônicos é uma obrigação para empresas de todos os portes. Um dos pontos que mais geram dúvidas entre contribuintes é o prazo legal para guarda dos arquivos XML da NF-e, NFC-e e outros documentos fiscais eletrônicos.
Recentemente, com a publicação do Ajuste Sinief nº 2/2025, esse tema voltou ao centro das atenções. O novo ajuste trata da padronização do prazo de guarda e eliminação dos XMLs pelos órgãos do Fisco, estabelecendo um novo período de 11 anos. Isso levantou a seguinte questão: o contribuinte também precisará guardar os arquivos por 11 anos?
Neste artigo, você vai entender o que realmente mudou com o novo ajuste, o que permanece igual para as empresas e como manter a conformidade fiscal no armazenamento de documentos.
Ajuste Sinief nº 2/2025
O Ajuste Sinief nº 2/2025 foi publicado com o objetivo de padronizar nacionalmente o prazo mínimo de 132 meses (11 anos) para que os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos sejam mantidos nos ambientes do Fisco.
Esse acordo foi firmado entre os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil. A medida visa melhorar o controle, gestão e limpeza dos dados armazenados nos sistemas autorizadores, diante do grande volume de documentos gerados diariamente.
O prazo de guarda mudou para o contribuinte?
Não. O prazo de guarda de XML pelos contribuintes permanece sendo de 5 anos, conforme determinado pelo Código Tributário Nacional (CTN), salvo em situações de litígio judicial, onde o prazo pode ser estendido.
Portanto, apesar da nova diretriz para os órgãos do Fisco, não houve alteração na obrigação legal do contribuinte em relação ao tempo de armazenamento dos arquivos XML.
Importante: essa é uma dúvida comum, mas que precisa ser esclarecida para evitar investimentos desnecessários em infraestrutura de armazenamento ou interpretações equivocadas da legislação.
Para quem vale o prazo de 11 anos?
O novo prazo de 11 anos é direcionado exclusivamente ao Fisco; ou seja, aos órgãos responsáveis pela autorização e fiscalização dos documentos fiscais eletrônicos. A ideia é garantir uma base sólida de dados para fins de auditoria, controle e histórico tributário.
Além disso, cada UF poderá definir a tecnologia para armazenamento, desde que respeite o prazo mínimo de 132 meses.
Apesar de o novo ajuste não impactar diretamente os contribuintes, a guarda dos XMLs continua obrigatória por 5 anos. Para evitar problemas com o Fisco em fiscalizações e auditorias, é fundamental:
- Armazenar os arquivos XML em ambiente seguro e com backup automático;
- Manter os arquivos organizados e de fácil acesso.
Empresas que não mantêm os arquivos em dia podem ser penalizadas com multas e sofrer sanções fiscais.
Conclusão
A publicação do Ajuste Sinief nº 2/2025 gerou dúvidas sobre a obrigatoriedade da guarda de XML por 11 anos. Por isso, é importante destacar: essa exigência é direcionada ao Fisco, não ao contribuinte.
Para as empresas, nada mudou. O prazo legal continua sendo de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional.
Quer automatizar a gestão dos seus documentos fiscais e ficar sempre em dia com a legislação? Fale com a Webmania e descubra como simplificar essa rotina!
