O XML da NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes para os negócios, mas ainda pode ser um mistério para muitos empresários.

Nesse artigo vamos abordar os principais questionamentos acerca desse assunto, confira os detalhes a seguir.

O que é arquivo XML NF-e?

O XML – Extensible Markup Language – é um arquivo de texto encontrado dentro da norma nacional de escrituração fiscal, no qual linguagens de marcação são sistemas usados para definir padrões e formatos de exibição dentro de um documento. Em resumo, funcionam para definir como um determinado conteúdo vai ser visualizado na tela ou como os dados serão distribuídos. Essa codificação interna é feita pelo uso de marcadores ou tags.

O intuito do XML é facilitar o compartilhamento de dados. Além disso, o e seu armazenamento é feito em texto, permitindo que a leitura seja feita por diferentes aplicativos. Os arquivos nesse formato podem ser atualizados sem perda de informações importantes.

Resumidamente, esse arquivo é o formato digital da NF-e, constando as seguintes informações: emitente; destinatário; produtos; e serviços adquiridos na operação.

Quais informações devem constar no XML?

Esse arquivo armazena todas as informações obrigatórias da nota fiscal eletrônica de produto e respeita os parâmetros nacionais de escrituração fiscal.

Esses são alguns dos principais campos presentes no documento digital:

• Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total;
• Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS;
• Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;
• Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor;
• Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
• Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
• Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento;
• Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.

Para que serve esse arquivo?

O arquivo XML NF-e é o documento fiscal que comprova a operação comercial. Ele formaliza a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido e permite que o governo fiscalize o recolhimento de tributos.

Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais manuais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e). Que é uma alternativa mais prática e eficiente para empreendedores e órgãos públicos.

Para o empresário, o XML facilita o controle do faturamento, dos impostos pagos e das vendas, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante para requisição de garantia, troca ou devolução após a compra. Além de ser ideal para prestação de contas à Receita Federal (como a dedução de despesas na declaração do IR).

Quanto à obrigatoriedade de arquivamento do arquivo XML

De acordo com a lei vigente, é necessário armazenar o documento por no mínimo cinco anos. Dentro desse período, a Receita Federal pode solicitar o XML para auditoria, obrigatoriedade válida para todas as partes envolvidas na transação comercial.

Uma vez o processo digital tem como objetivo a redução da quantidade de papel, não é necessário imprimir o XML.

O que é o DANFe?

Como a NF-e só existe em formato digital, foi necessário criar um formato espelho que representasse fisicamente as informações do documento. Foi assim que o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) surgiu.

Normalmente, o DANFe é emitido em PDF e costuma ir acompanhado do XML por e-mail ao destinatário.

A emissão do DANFe é obrigatória em alguns casos, por exemplo:

• quando houver o transporte de mercadorias;
• se o destinatário não for contribuinte autorizado para a emissão de NF-e (pessoa física).

Entre os principais dados presentes, estão: destinatário, produtos e valores, contribuindo assim, para uma fiscalização rápida e precisa.

Diferenças entre XML, NF-e e DANFe

O XML, NF-e e DANFe são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, que se diferenciam pela sua função. 

Vale ressaltar que, é obrigatória a emissão de uma NFe em todas as operações de venda – com exceção do MEI. 

Após emitir a nota fiscal de produtos, é necessário imprimir o DANFe para acompanhar a circulação de mercadorias. Ele vai servir como comprovante da operação e também como recibo quando o consumidor receber o produto, mas vale lembrar que emissor e receptor não são obrigados a guardar uma cópia.

Além do DANFe, também é preciso emitir um arquivo XML para cada NF-e. Ele não acompanha a mercadoria, mas pode ser enviado pelo fornecedor ao cliente por e-mail, ou estar disponível para download em área específica no site da empresa responsável pela venda do produto.

Já nesse caso, tanto emissor quanto receptor devem armazenar seus arquivos XML pelo prazo de cinco anos.

Como gerar o XML da NF-e?

Em primeiro lugar é necessário utilizar um software de emissão, estar devidamente credenciado na Secretaria da Fazenda estadual e possuir um certificado digital.

O certificado digital tem a função de uma assinatura digital que autoriza a emissão das notas fiscais, e o credenciamento na SEFAZ é necessário para obter autorização.

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Dessa forma, você pode garantir que as notas fiscais emitidas ficarão armazenadas e poderão ser consultadas. Além disso, as notas fiscais eletrônicas e o DANFe podem ser enviados automaticamente para o e-mail dos seus clientes.

Para facilitar ainda mais a troca de informações, a plataforma exporta em lotes as emissões e encaminha diretamente para o e-mail da sua contabilidade.