Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam garantir que suas práticas de armazenamento de documentos fiscais estejam em conformidade com as normas de segurança e privacidade.
Documentos fiscais frequentemente contêm dados sensíveis de clientes e fornecedores, e o tratamento inadequado dessas informações pode resultar em penalidades e perda de credibilidade.
Neste artigo, explicamos os principais passos para manter o armazenamento de documentos fiscais de forma segura e dentro das diretrizes da LGPD.
Mapeamento de dados pessoais nos documentos fiscais
O primeiro passo para manter a conformidade com a LGPD é mapear os dados pessoais que são armazenados nos documentos fiscais. Com esse mapeamento, é possível identificar as informações que exigem mais cuidado, como CPF, endereço e outros dados de contato de clientes e fornecedores.
Isso porque um documento fiscal pode conter dados de identificação e informações sensíveis que precisam ser protegidas com rigor, como informações financeiras e tributos pagos.
Assim, o mapeamento é a base para todas as práticas de segurança de dados que serão implementadas posteriormente.
Armazenamento seguro
Para armazenar documentos fiscais com segurança, adotar um sistema digital seguro é de suma importância. Ferramentas de armazenamento em nuvem com criptografia e proteção de acesso são opções recomendadas, pois oferecem mais controle e segurança.
Além disso, o armazenamento digital facilita o monitoramento do acesso e permite configurações de permissões, limitando o acesso apenas a pessoas autorizadas.
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Política de retenção de dados
Segundo a LGPD, os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo período necessário para atender suas finalidades. Por isso, é importante ter uma política de retenção para documentos fiscais, mantendo-os pelo tempo necessário, como os cinco anos exigidos pela legislação fiscal.
Dica: em outras palavras, estabeleça uma rotina de análise periódica para eliminar documentos antigos, reduzindo o acúmulo e evitando o armazenamento desnecessário de dados pessoais.
Controle de acesso e monitoramento
Limitar o acesso aos documentos fiscais é uma prática muito importante para proteger dados sensíveis. Sendo assim, garanta que apenas os colaboradores que precisam dessas informações para desempenhar suas funções tenham acesso a esses dados.
Além disso, implemente um sistema de monitoramento que registre cada acesso e permita auditorias periódicas para identificar qualquer atividade suspeita.
Técnicas de anonimização
Anonimizar e pseudonimizar dados sempre que possível é uma das recomendações da LGPD. Isso ajuda a reduzir o risco de exposição em caso de vazamento. A anonimização torna os dados irreversíveis e impede que se identifique o titular. Já a pseudonimização permite reverter a anonimização com uma chave de acesso. Ou seja, é ideal para empresas que precisam consultar os dados posteriormente.
Backups seguros
Para garantir a integridade dos documentos fiscais, implemente um plano de backup seguro, com frequência periódica. Armazenar esses backups em ambientes seguros, com criptografia e redundância, é fundamental para evitar a perda de dados.
Fique atento: esse procedimento é especialmente importante para proteger a empresa em caso de falhas técnicas ou incidentes de segurança.
Treinamento da equipe sobre LGPD
Treinar os colaboradores sobre a importância da LGPD e a proteção de dados pessoais também é necessário para manter a conformidade com a legislação. O treinamento contínuo garante que a equipe esteja atualizada sobre práticas seguras de manipulação e armazenamento de documentos fiscais.
Vantagens
A conformidade com a LGPD evita penalidades legais e melhora a imagem da empresa, além da confiança dos clientes. Ao adotar essas práticas de segurança, a empresa demonstra compromisso com a privacidade e proteção dos dados de seus clientes. E isso promove um ambiente mais seguro e organizado.
Para mais dicas sobre segurança de dados e conformidade com a LGPD, acompanhe nosso blog!
