A Nota Fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes para as empresas brasileiras, principalmente por ser obrigatória nas operações de compra e venda de mercadorias ou serviços. Este documento fiscal traz muitos benefícios para as empresas, ajudando no controle financeiro e de estoque.

Conceito e funcionamento da Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que formaliza a venda de produtos ou de serviços. Ela vale tanto para vendas que acontecem em uma loja física quanto para as que ocorrem pela internet.

Além disso, a NF-e descreve as transações realizadas, indica as partes na operação, apresenta os tributos e valida a relação comercial.

Todas as informações importantes sobre a transação comercial ficam contidas no XML da NF-e, algumas das principais informações são:

– dados sobre a NFe: modelo, série, número, data de saída e entrada, chave de acesso;

– dados do emissor e do destinatário: razão social, CNPJ, inscrição estadual;

– produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial, valor e outros;

– tributos: ICMS, PIS, COFINS e sua base de cálculo;

– transporte: modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado;

– informações de cobrança: endereço e forma de pagamento;

– informações adicionais.

Benefícios da NF-e

A emissão da nota fiscal é a garantia de que a empresa está atuando legalmente e pagando corretamente os seus tributos. Ao emiti-la, a empresa aumenta também a confiança de seus clientes, pois esse documento lhes garante seus direitos, como a troca ou reembolso de produtos, além de reduzir custos de eliminação de papel, garantir maior segurança e controle na transmissão e no armazenamento dos dados, e agilizar os processos de emissão, recebimento e consulta.

Como funciona a nota fiscal eletrônica: XML e DANFE

O formato da nota fiscal eletrônica é o XML, um tipo de arquivo totalmente digital que contém todas as informações do documento fiscal em tags de códigos, inclusive a assinatura digital. 

A partir das informações do XML é possível gerar um documento mais simples, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é em PDF. Esse documento mostra as informações e traz o número da chave de acesso para a consulta do XML completo.

De acordo com a legislação vigente, o prazo para guardar notas fiscais é de no mínimo 5 anos, e a obrigação do armazenamento é tanto do emissor quanto do destinatário do documento.

Chave de acesso da NF-e

A chave de acesso da NF-e é uma sequência numérica de 44 dígitos, e serve para identificar a nota fiscal eletrônica, ou seja, cada chave de acesso é única. Essa sequência está presente no XML e no DANFE, e é utilizada na consulta manual do documento.

Como iniciar a emissão de NF-e

O primeiro passo para a emissão da NF é adquirir um certificado digital. Depois disso, é necessário realizar um cadastro junto à Secretaria da Fazenda de seu estado e, por fim, escolher um sistema que emita as notas fiscais.

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica

Emitir documentos fiscais é obrigação de qualquer empresa que comercializa produto ou serviço, isso inclui Microempreendedor Individual (MEI), Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP), empresa do Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido, entre outras.

Agora que você já sabe a importância da NF-e, basta ficar atento para emitir corretamente esse documento após a realização de alguma venda ou compra na sua empresa. Entender a sua importância faz toda a diferença para simplificar esse processo tão presente na rotina dos empreendedores. Conheça o emissor de documentos fiscais da Webmania, garanta o plano que se adeque às suas necessidades e simplifique as suas rotinas!