A ausência dos arquivos XML da NF-e pode implicar em multas onerosas. Uma transação sem a nota fiscal, por exemplo, acarreta uma multa de 50% do valor da operação para o emitente e 35% do valor para o destinatário, ou seja, para ambas as partes.

É importante ressaltar que não existe uma regra clara que defina como o envio do arquivo XML deve ser realizado – se por e-mail, download no site ou outro método. 

Outro ponto importante é em relação à apresentação do SPED Contábil, pois quando a apresentação não é feita dentro do prazo estipulado, as penalidades para a contabilidade responsável também são graves.

O valor pode chegar a R$ 5 mil por mês ou por fração. Além disso, a empresa fica impedida de participar de licitações no setor público. Portanto, não basta apenas emitir a NF-e, ela deve obedecer a ordem numérica estabelecida. Se houver erro, a empresa deve comunicar o caso à SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente. Caso isso não seja feito, a multa é de R$ 246,30.

De acordo com a Lei 8.137/1990, existem multas de até R$ 1 mil por arquivo faltante (o valor é cumulativo) e uma possível pena de dois a cinco anos de reclusão.

O que é o XML da NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital (em formato XML), emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre duas empresas.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do documento eletrônico pelo Fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

Desde a entrada em vigor da NF-e modelo 55, saiu de cena o documento em papel (modelo 1 e modelo 1-A). A NF-e modelo 55 é um arquivo XML e este deve ser armazenado pelo prazo mínimo de cinco anos, para apresentação ao fisco quando solicitado, conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.

Ausência de XML da NF-e

O que pode ocorrer se o contribuinte não apresentar o arquivo XML?

Multas: Cada unidade federativa define o valor da multa por falta de documento fiscal.

No Estado de São Paulo, por exemplo, as multas estão catalogadas no Art. 527 do Regulamento do ICMS e são precificadas por UFESP – Unidade Fiscal do Estado de São Paulo.

Veja o que diz o inciso IV do Art. 527 do RICMS/00 – Infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:

j) extravio, perda ou inutilização de documento fiscal, bem como sua permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou sua não-exibição à autoridade fiscalizadora – multa no valor de 15 (quinze) UFESPs por documento.

XI – outras infrações:

f) não exibição à autoridade fiscalizadora de documentos comerciais, trabalhistas ou previdenciários, bem como de documentos que dêem suporte aos lançamentos efetuados nos livros contábeis – multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento, caso seja possível sua quantificação, ou de 500 (quinhentas) UFESPs nas demais hipóteses;

g) falta de prestação de informação sobre a confirmação da operação ou prestação de serviços – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento;”

Assim, desde 2017 no Estado de São Paulo, o contribuinte que não armazenar o arquivo XML da NF-e poderá ser autuado em R$ 376,05 (15 x R$ 25,07) por documento não apresentado no momento da fiscalização (alínea J do inciso IV do Art. 527 do RICMS/00).

O CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina que “o emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado”.

Quem é obrigado a guardar o XML da NF-e? 

Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, seja o emitente ou o destinatário da operação. Pois a manutenção e preservação desses arquivos também é responsabilidade tanto do emitente quanto do destinatário do documento fiscal.

O que fazer para evitar autuação por falta de arquivo XML?

Contratar um software que armazene em segurança todos os arquivos XML. Nesse ponto, o emissor de notas fiscais da Webmania® pode assegurar o armazenamento de todos os XMLs referentes às notas fiscais que forem emitidas pela plataforma; independentemente de assinatura ativa ou cancelada, o armazenamento ocorre e o emitente sempre terá acesso aos arquivos.