Armazenar documentos fiscais eletrônicos é uma obrigação essencial para as empresas, garantindo a conformidade com a legislação e a segurança das operações comerciais.
Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) e outros documentos precisam ser armazenados corretamente, pois comprovam transações e podem ser solicitados em auditorias fiscais.
Neste artigo, vamos explorar como armazenar esses documentos de forma segura e dentro da lei.
Por que armazenar documentos fiscais eletrônicos?
A legislação fiscal exige que empresas armazenem documentos fiscais eletrônicos por um período mínimo de 5 anos, além do ano corrente.
Sendo assim, esses documentos possuem validade jurídica e são fundamentais para comprovar a realização de operações comerciais, servindo como base para cálculo de tributos e para fins contábeis.
Bônus: a Webmania armazena todos os seus documentos pelo período de cinco anos, mesmo após o término do contrato.
Formato de armazenamento
Os documentos fiscais eletrônicos, como NF-e, CT-e, NFC-e, entre outros, devem ser armazenados em formato digital, especificamente como arquivos XML.
Fique atento: esse formato é obrigatório, pois contém a assinatura digital que assegura a autenticidade e integridade das informações.
Onde encontrar a chave de acesso no DANFE e no XML? Confira no vídeo abaixo:
Segurança
Armazenar documentos fiscais requer atenção à segurança dos dados. É importante manter esses arquivos em um ambiente seguro, protegidos contra perdas, alterações e acessos não autorizados.
Desse modo, o armazenamento em nuvem é uma opção popular e eficiente, uma vez que oferece segurança, facilidade de acesso e backups automáticos.
Organização
Ainda mais, ter uma organização eficiente é importante para localizar documentos rapidamente quando necessário. Softwares de gestão, como sistemas ERP, oferecem ferramentas que ajudam na organização e consulta de documentos fiscais.
Além disso, a organização dos arquivos facilita o atendimento a eventuais solicitações de órgãos fiscais.
Conformidade legal
Manter a conformidade com as exigências fiscais e tributárias é de suma importância. Ou seja, a empresa deve garantir a disponibilidade e a integridade dos documentos para auditorias ou fiscalizações. Sendo assim, a ausência de um armazenamento adequado pode resultar em multas e penalidades.
Portanto, manter os documentos fiscais organizados e facilmente acessíveis é uma obrigação legal que ajuda a evitar complicações.
Certificados Digitais
Os documentos fiscais eletrônicos devem ser assinados digitalmente, utilizando um certificado digital válido (A1 ou A3). A assinatura digital garante a autenticidade e a integridade do documento, assegurando que não houve alterações após a emissão.
Além disso, o certificado digital também é necessário para a emissão de documentos fiscais eletrônicos.
Automação
Automatizar o processo de emissão e armazenamento de documentos fiscais pode simplificar a gestão fiscal da empresa.
O uso de uma API especializada, como a oferecida pela Webmania, facilita a emissão e o armazenamento automático dos documentos fiscais.
API de Consulta de Nota Fiscal Eletrônica WebmaniaBR®:
Importante: a automação minimiza erros e garante que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.
Backups
Realizar backups regulares dos documentos fiscais é uma prática importante para evitar perdas por falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres. É preciso contar com um sistema que ofereça procedimentos de recuperação de dados, possibilitando a restauração dos arquivos em caso de perda ou corrupção.
Conclusão
O armazenamento adequado de documentos fiscais eletrônicos é fundamental para garantir a conformidade legal e a segurança das operações comerciais. Ao armazenar documentos em um ambiente seguro, utilizar certificados digitais e automatizar processos, a empresa assegura a integridade e a disponibilidade dos registros fiscais, evitando problemas com auditorias e fiscalizações.
Na Webmania, oferecemos soluções para facilitar o armazenamento e a emissão de documentos fiscais eletrônicos, garantindo segurança, eficiência e conformidade com a legislação.
Mantenha seus documentos em dia e evite preocupações futuras!
