A emissão correta de notas fiscais garante a conformidade fiscal da empresa, mas muitos negócios cometem erros sem perceber, o que pode resultar em multas, bloqueios e complicações com a Sefaz. Ou seja, se a sua empresa emite documentos fiscais regularmente, é preciso ficar atento aos sinais que indicam problemas nesse processo.
Neste artigo, você vai conhecer os principais indícios de que algo pode estar errado e como evitar prejuízos.
Erros nos dados da nota fiscal
Um dos erros mais comuns na hora de emitir documentos fiscais está na inconsistência dos dados informados. Em outras palavras, são pequenos detalhes podem fazer com que a nota seja rejeitada pela Sefaz.
Desse modo, seguem os principais problemas:
- CNPJ ou CPF incorretos;
- Código NCM, CST ou CFOP errado;
- Descrição incompleta ou incorreta de produtos/serviços;
- Falta de dados obrigatórios, como endereço do cliente ou natureza da operação.
Importante: quando há erros nos dados, a empresa pode sofrer rejeição da nota fiscal, retrabalho para correção e até penalidades fiscais.
Nota fiscal rejeitada com frequência
Se a empresa tem dificuldades para validar suas notas na Sefaz, isso pode indicar problemas recorrentes na emissão.
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Sendo assim, as principais causas de rejeição são:
- Primeiramente, configuração errada no sistema emissor;
- Em seguida, divergência nos cálculos de impostos;
- Finalmente, falta de atualização nas regras fiscais.
Fique atento: uma taxa alta de rejeição atrasa muito outros processos internos. Além disso, pode indicar riscos fiscais para a empresa.
Erros no cálculo de impostos
O cálculo dos tributos é um dos pontos mais críticos na emissão de notas fiscais. Erros no ICMS, PIS, COFINS, ISS ou outros impostos podem resultar em pagamentos indevidos ou débitos com o Fisco. Desse modo, se a sua empresa está recolhendo impostos a mais ou a menos, é necessário revisar os cálculos para garantir conformidade e evitar penalizações futuras.
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Nota fiscal emitida sem vínculo com estoque ou serviço
Todos os documentos fiscais devem sempre estar associados a operações reais. Ou seja, quando uma nota é emitida sem vínculo com o estoque ou a prestação de serviços, a empresa pode ser questionada pelo Fisco.
Isso ocorre quando:
- A venda é registrada, mas o estoque não reflete a movimentação;
- Há divergências entre os serviços prestados e os registros na nota.
Atenção: esse tipo de inconsistência pode gerar auditorias e fiscalizações mais rigorosas, impactando a credibilidade da empresa.
Falha na assinatura digital
A assinatura digital é obrigatória para validar a nota fiscal. Se ela estiver inválida ou ausente, a nota pode ser considerada sem efeito pela Sefaz.
O que verificar:
- Validade do certificado digital da empresa;
- Configuração correta do sistema emissor;
- Comunicação adequada com a Sefaz.
Uma nota fiscal sem assinatura digital pode ser anulada e comprometer as operações fiscais da sua empresa.
Tudo o que você precisa saber sobre o Certificado Digital
Emissão fora do prazo
A SEFAZ estabelece regras claras sobre os prazos para emissão de notas fiscais. Emitir uma nota fiscal antes ou depois do período correto pode gerar autuações e dificultar o cumprimento das obrigações fiscais.
Nesse sentido, alguns erros comuns são:
- Emissão retroativa;
- Atraso na emissão após a venda ou prestação do serviço;
- Falta de autorização da SEFAZ antes da emissão.
Para evitar problemas, é importante seguir prazos determinados pela legislação e garantir que o sistema emissor esteja atualizado.
Veja também: Cancelamento de NF-e fora do prazo (extemporâneo)
Como evitar problemas na emissão de nota fiscal
A melhor maneira de evitar erros na emissão é contar com um sistema confiável e atualizado, que automatize cálculos, valide informações e garanta conformidade com a legislação.
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