O reembolso de despesas corporativas pode ser desafiador para muitas empresas, já que esse processo exige planejamento e estruturação de uma política de reembolsos. O ressarcimento consiste em devolver valores que foram gastos por funcionários com o seu próprio dinheiro durante o trabalho.

Os gastos corporativos são mais comuns em organizações que contam com funcionários que visitam clientes, que vão a reuniões para fechar negócios ou realizam viagens corporativas, o que geralmente gera gastos com hospedagem, alimentação e deslocamento.

Quais são as despesas reembolsáveis previstas na CLT?

O processo de devolução do valor de despesas corporativas estão descritos na CLT e precisam estar contemplados na política de reembolso da empresa. De acordo com a legislação brasileira existem alguns tipos de despesas reembolsáveis, destacamos 2 principais a seguir:

1 – Auxílio Home Office 

Quando previsto em contrato os empregados podem receber o reembolso das despesas arcadas para o trabalho remoto.

2 – Despesas de viagem 

A CLT prevê que os empregados sejam ressarcidos de gastos relativos a viagens de trabalho, como hospedagem, alimentação, combustível, eventual manutenção do veículo, pedágios e até mesmo emissão de documentos. Porém, é de responsabilidade do funcionário guardar os comprovantes de pagamento, como recibos e notas fiscais para comprovar as despesas.

Além disso, de acordo com a legislação o reembolso pode ser feito das seguintes formas:

• O empregado junta todos os comprovantes de pagamento e notas fiscais e apresenta aos responsáveis por realizar o reembolso.

• A organização pode estabelecer previamente um valor fixo para que o empregado utilize durante o período necessário.

• Pode ocorrer de maneira mista, com parte do valor sendo antecipado pela empresa e outra parte sendo paga pelo empregado e ressarcida depois, após o envio dos comprovantes de pagamento.

Como otimizar os processos de reembolso de funcionários?

Para que o processo de reembolso seja otimizado nas organizações, é possível utilizar softwares que ajudem na organização e validação dos comprovantes de pagamento disponibilizados pelo empregado. A API de Consulta de QR Code da Webmania pode ser utilizada para validar as Notas Fiscais do Consumidor, com o fim de validar a veracidade do documento e obter informações mais detalhadas sobre a nota fiscal.

Qual a função da API de Consulta de QR Code de NFC-e?

Com a Consulta da Nota Fiscal do Consumidor via QR-Code você poderá realizar as principais verificações da nota emitida, obtendo assim retornos como status de emissão, aprovação e reprovação, além de obter a visualização do DANFE gerado com os produtos pertencentes à nota.

Para confirmação da visualização dos produtos da Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e), através da consulta por QR Code é necessário a leitura visual para extração e conferência de todas informações fiscais, recomendamos as tecnologias da AWS Amazon Textract ou o Microsoft Azure Pesquisa Visual para realizar a operação.

Confira todos os estados onde é possível visualizar o DANFE do NFC-e.