Manter a conformidade fiscal é um dos maiores desafios para pequenas e médias empresas (PMEs) no Brasil. Isso porque além de evitar multas e penalidades, o compliance fiscal garante que o negócio opere dentro da lei, fortalecendo sua credibilidade e facilitando o acesso a crédito e oportunidades no mercado.
Neste artigo, você vai conferir um checklist completo para garantir que sua empresa esteja em dia com o fisco.
Compliance Fiscal
Compliance fiscal é o conjunto de práticas e procedimentos adotados pelas empresas para cumprir corretamente todas as obrigações tributárias exigidas pela legislação vigente. Isso inclui o pagamento de impostos, a entrega de declarações acessórias e a manutenção de registros contábeis e fiscais organizados.
Desse modo, para as PMEs, estar em conformidade fiscal também é uma estratégia para evitar riscos financeiros e promover um crescimento sustentável.
Isso porque o não cumprimento das obrigações fiscais pode resultar em multas pesadas, autuações e até mesmo na suspensão das atividades da empresa. Além disso, a regularidade fiscal é um requisito fundamental para participar de licitações, obter financiamentos e estabelecer parcerias comerciais.
Veja também: Dicas para manter a conformidade fiscal no e-commerce
Sendo assim, manter um bom compliance fiscal ainda contribui para a transparência dos processos internos, facilitando a gestão e o planejamento tributário, o que pode resultar em economia real para a empresa.
Checklist de Compliance Fiscal
A seguir, apresentamos um checklist prático que toda pequena e média empresa deve seguir para garantir o compliance fiscal.
1. Cadastro e regularidade fiscal
- Verifique se o CNPJ está ativo e com informações atualizadas na Receita Federal;
- Mantenha a inscrição estadual e municipal regularizadas, conforme a atividade da empresa;
- Consulte periodicamente a regularidade fiscal nos órgãos competentes, como Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual e Prefeitura;
- Tenha em mãos certidões negativas de débitos atualizadas.
2. Obrigações acessórias
- Realize a escrituração contábil e fiscal corretamente, utilizando sistemas como SPED quando obrigatório;
- Entregue todas as declarações acessórias no prazo, como DASN-SIMEI, DEFIS, DCTF, EFD-ICMS/IPI, DIRF e e-Social;
- Ainda mais, organize e arquive eletronicamente documentos fiscais como notas fiscais eletrônicas, recibos e comprovantes.
3. Obrigações principais
- Pague os tributos de forma correta e pontual, incluindo DAS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS e ISS, de acordo com o regime tributário da empresa;
- Faça a conferência periódica das guias de pagamento para evitar erros ou duplicidades;
- Apure os impostos conforme o regime tributário vigente (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
4. Gestão do regime tributário
- Avalie anualmente o regime tributário mais vantajoso para o seu negócio;
- Realize planejamento tributário para identificar oportunidades legais de redução da carga fiscal.
5. Documentação e controles internos
- Emita notas fiscais eletrônicas corretamente, garantindo a conformidade com as exigências legais;
- Mantenha o controle do estoque alinhado com as vendas e registros fiscais;
- Realize conciliações contábeis e fiscais regularmente para evitar inconsistências;
- Armazene os documentos fiscais em ambiente seguro e organizado.
6. Treinamento e cultura interna
- Promova treinamentos para colaboradores sobre regras fiscais e boas práticas;
- Mantenha um canal aberto para dúvidas fiscais com o contador ou consultoria;
- Faça revisões periódicas com a equipe contábil para ajustar processos conforme mudanças legais.
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