Emitir uma nota fiscal eletrônica com dados incorretos é mais comum do que se imagina, mas muitas empresas ficam em dúvida sobre como regularizar a situação, especialmente quando o prazo de cancelamento já passou.
Neste artigo, vamos explicar as alternativas disponíveis e como evitar problemas fiscais.
Alternativas para regularização
O cancelamento da NF-e é permitido dentro de um prazo legal que varia por estado. Na maioria dos estados, o prazo é de 24 horas. Algumas exceções incluem Mato Grosso, com o prazo de 2 horas, Paraná e Rio Grande do Sul, com 7 dias, e o Piauí, com prazo de até 60 dias.
É importante lembrar que o cancelamento só é possível enquanto a mercadoria não circulou. Caso contrário, quando a NF já foi emitida e a mercadoria circulou, existem duas principais alternativas:
- Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
Permite corrigir informações não fiscais, como dados de transporte, forma de pagamento ou observações. Entretanto, não é possível alterar valores, datas ou CNPJ.
- Emissão de Nota Fiscal de Ajuste, Devolução ou Estorno
Usada para corrigir dados fiscais essenciais, como valor, data ou CNPJ. Porém, é necessário citar a chave da nota original para manter o rastreio fiscal correto.
Riscos de não regularizar
Ignorar a regularização da NF-e pode trazer sérias consequências, como multas fiscais, variando de acordo com o estado, erros na escrituração, causando divergência no SPED, e travamento de numeração, impedindo novas emissões. Além disso, impactos no fluxo de caixa, com estornos e duplicidades não registradas, e complicações em auditorias, aumentando a carga de trabalho da equipe.
Desse modo, para reduzir erros e retrabalho:
- Valide todos os dados antes da emissão – CPF/CNPJ, valores, CFOP, finalidade e endereço;
- Treine a equipe de faturamento, evitando preenchimentos apressados;
- Monitore rejeições e correções através de dashboards organizados;
- Utilize sistemas automatizados, como a Webmania, que evitam erros comuns, por exemplo, rejeição 327 quando CFOP e finalidade não correspondem;
- Revise sempre o histórico de notas antes de reemitir ou ajustar qualquer NF-e.
Conclusão
Regularizar notas fiscais com data retroativa é muito importante para manter a conformidade fiscal e evitar problemas legais. Com atenção aos prazos, conhecimento das alternativas e uso de boas práticas, é possível corrigir erros rapidamente e garantir que seu processo de emissão funcione de forma segura e eficiente.
Além disso, sistemas integrados de emissão fiscal ajudam a automatizar validações, reduzir rejeições e facilitar a gestão de NF-e, tornando o processo mais confiável para empresas de todos os portes.
Acesse o site da Webmania e descubra como podemos ajudar o seu negócio a escalar!
