Emitir uma Nota Fiscal eletrônica é apenas o primeiro passo dentro de um processo mais amplo e necessário para a conformidade fiscal das empresas brasileiras. Depois da emissão, uma série de validações, registros e obrigações precisam ser cumpridos para que o documento seja reconhecido legalmente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e armazenado de forma segura.
Neste artigo, vamos detalhar cada uma dessas etapas e mostrar como a tecnologia da Webmania simplifica esse fluxo, garantindo mais segurança e eficiência para o seu negócio.
Validação da nota fiscal pela SEFAZ
Logo após a emissão da NF-e ou NFC-e, o sistema da Webmania transmite automaticamente o documento para a SEFAZ do estado correspondente. Esse órgão realiza a análise e autoriza o uso da nota, atribuindo um status específico.
Importante: entre os possíveis retornos estão: aprovado, cancelado, em processamento ou inválido.
Portanto, essa validação é indispensável, pois garante que a nota fiscal seja legítima e esteja em conformidade com a legislação tributária.
Retorno de informações detalhadas
Uma vez validada, a nota fiscal gera um retorno de informações importantes para o emissor. A API da Webmania disponibiliza dados como:
- Status atualizado da NF-e;
- Motivo do retorno da SEFAZ;
- Identificação do emitente (CNPJ);
- Estado (UF), ano e mês de emissão;
- Modelo, série e número da nota;
- Tipo de emissão (normal ou em contingência);
- Produtos listados e valor total;
- Log completo da comunicação com a SEFAZ.
Dessa forma, o usuário mantém total transparência sobre o processo e pode acompanhar cada detalhe da operação.
Geração e armazenamento dos documentos oficiais
Depois da aprovação, a Webmania gera dois documentos; o primeiro é a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que acompanha a mercadoria durante o transporte. O segundo é o XML oficial, um documento fiscal assinado digitalmente e reconhecido pela SEFAZ.
Além disso, tanto o emitente quanto o destinatário têm a obrigação legal de guardar o arquivo XML por no mínimo cinco anos.
Fique atento: a Webmania cumpre esse requisito de forma automática, armazenando todos os arquivos em servidores seguros e criptografados.
Integrações e notificações automáticas
Um diferencial importante da Webmania é a automação de notificações e integrações. Sempre que novos documentos fiscais são emitidos ou eventos registrados, a plataforma envia informações automaticamente para o sistema do cliente por meio de webhooks.
Além disso, o emissor é compatível com diversas plataformas de e-commerce, como WooCommerce, Magento, OpenCart e PrestaShop, além de ERPs e Web Services. Dessa maneira, todo o fluxo de emissão, arquivamento e envio de documentos é simplificado.
Obrigações fiscais e contábeis
O papel do contador é indispensável nesse processo. O arquivo XML é utilizado para escrituração fiscal, apuração de tributos e cumprimento das obrigações acessórias. No entanto, se a nota não for emitida corretamente ou não for armazenada dentro do prazo legal, a empresa pode sofrer multas e complicações com o fisco.
Portanto, a automação e a conformidade oferecidas pela Webmania são fundamentais para garantir que cada documento esteja disponível e regularizado.
Eventos pós-emissão
Mesmo após a autorização de uso da NF-e, o documento ainda pode passar por outros eventos. Entre os mais comuns, estão:
- Cancelamento
Permitido em até 24 horas, desde que a mercadoria não tenha circulado. Após esse prazo, pode ser necessária a emissão de nota de estorno, devolução ou um cancelamento extemporâneo, que pode gerar multa.
- Carta de Correção eletrônica (CC-e)
Usada para corrigir informações específicas que não alteram os elementos principais da nota.
- Manifestação do Destinatário
O cliente pode confirmar a operação, negar o conhecimento da nota ou declarar que a operação não foi realizada.
Esses eventos mostram que a gestão da nota fiscal não termina na emissão, mas continua ao longo de todo o ciclo de vida do documento.
O fluxo fiscal brasileiro pode parecer complexo, mas a Webmania atua para torná-lo simples, seguro e automatizado. Desde a transmissão até a validação, passando pelo armazenamento e pelos eventos pós-emissão, a plataforma cuida de cada etapa de forma inteligente.
Além disso, a integração com diferentes sistemas e a conformidade total com a legislação garantem tranquilidade para empresas e contadores.
Dica: dessa forma, sua empresa evita riscos, ganha produtividade e mantém a regularidade fiscal em todas as operações.
Conclusão
Emitir uma NF-e ou NFC-e é apenas o começo de um processo que envolve validação, geração de documentos, arquivamento, notificações e até eventos posteriores. No entanto, com o apoio da Webmania, todas essas etapas se tornam automáticas e seguras, reduzindo falhas, prevenindo multas e assegurando conformidade com a legislação brasileira.
Portanto, se a sua empresa busca eficiência fiscal e tranquilidade no cumprimento de suas obrigações, a Webmania é a parceira ideal!
